应用文写作技巧

(一)书信(电子邮件)

按照书信中的写作内容可把书信分为:感谢信、道歉信、建议信、投诉信、祝贺信、邀请信和申请信等。近几年高考中常出现的是建议信、求职信或申请信、邀请信、道歉信等。

1.书信(电子邮件)常用模板

英文书信(电子邮件)一般应包含如下部分:信头(heading)、信内地址(inside address)、问候(greetings)、正文(body)、结尾客套话(ending and wishes)、落款签名(Signature)。格式如下:

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(信头:写信人地址和日期)
35 Xinzhong Road
Minhang, Shanghai
P.R.C.
June20,2017

(信内地址:收信人姓名及地址)
Dr. James miller
5801 South Ellis Avenue
Chicago. Illinois
U.S.A.

Dear________,
How nice to hear from you again. I'm now writing to tell you that________. (寒暄并导入主题)
正文主体部分:________(扩展句一).________(扩展句二).________(扩展句三).
I would appreciate it if you could give me a response at your earliest convenience./I'm looking forward to your reply at your earliest convenience.(结束主体段落)
Best regards./Best wishes./all the best.(结束语)

Yours,
________(签名)

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注意:地址应按照街道、城市、省、国家这样由小到大的顺序,国家的名称一般都用缩略的形式。在日期上,美国人采用“月、日、年”的顺序(如: December 12,2019),日与年之间有逗号;而英国人则多用“日、月、年”的顺序,且日、月、年之间都不用逗号(如:12 December 2019)。

2.书信(电子邮件)的写作技巧与策略

近几年对于书信(电子邮件)的考查频率较高,而且都是给提纲的书信(电子邮件),所以在写作时,要认真分析所给提纲并抓住内容要点,判断出是什么类型的书信(电子邮件),并用合适的语言来完成写作任务。同时,要认真分析人称和时态。书信(电子邮件)中所运用的时态常以一般现在时为主,而人称则以第人称为主。

3.不同类型的书信常用的表达句式及范文

(1)建议信

建议信内容要点:

①写信的原因;
②表示期待;
③表述提出建议的原因;
④提出建议;
⑤建议的作用;
⑥补充建议;
⑦祝愿。

建议信常见句型:

You have asked me for my advice with regard to…
and I will try to make some suggestions.
I would like to suggest that…
It is important to…
I think it would be a good idea/more beneficial if you could…
Why not…?/Why don't you…?
I hope that you will find these suggestions practical/useful/helpful.

(2)求职信/申请信

求职信或申请信中的主要内容是自我展示,表明自我优势,看是否适合某一职业、是否能参加某一活动或加入某个组织等;申请信也可能是申请得到某人的帮助。求职信或申请信的常见模板:

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Dear________,
①I am extremely pleased to see your advertisement for the position in________.
②And I would like to write a letter to tell you that ________./I am confident that I am suitable for the kind of job you are advertising./I feel I am competent to meet the requirements you have listed.
③For one thing________.
④For another________.I am enclosing my resume for your kind consideration and reference.
⑤I shall be very grateful if you offer me a precious opportunity for an interview. I will greatly appreciate a response from you at your earliest convenience./I am looking forward to your reply at your earliest convenience.
⑥Best regards for your health and success!

Yours sincerely,
Li Hua

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(3)邀请信

邀请信是指邀请朋友参加生日聚会、看电影、参加某项活动等时给被邀请者发出的信件。邀请信一定要讲清楚邀请的事由、赴邀的具体时间和地点。而且必要时还要交代赴约的注意事项等。邀请信常见模板:

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Dear__________,
①I am writing to tell you that there will be a ___________ in our school.
②There are some points you may want to know about__________./During___________,we will have lots of activities you are interested in.
③First,__________.④Second,__________. ⑤I believe that you will be very interested in__________. For one thing/First,_______.For another/ Second,_______.
⑥ Since the________will begin,is it possible________?I really hope you can come./I'm looking forward to_______./We would be honored to have you there with us.

Yours,
Li Hua

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(4)道歉信

道歉信是因没有按时赴约或应邀参加某项活动等而向对方道歉的信件。信中常解释失约的原因等。常用的句式有:

I'm sorry to say that I cannot go to the bookstore with you.
I hope I didn't cause you too much trouble.
The reason why I couldn't go with you is that I have an important meeting to attend.

(二)日记

日记常用来记述自己一天中发生的有意义的或重要的事,用来抒发自己当天对某些事的感受以及自已未来的打算。

1.日记的格式要求

日记一般要求写清日期及天气。年、月、日和星期写在第一行的左上角,天气写在第一行的右上角。如要强调写日记的地点,则可将地点写在日期的后面。命题日记将日记的标题写在第二行。在第三行空两格开始写日记的正文,一般写日记直接切入主题。

2.日记的考查形式

近几年日记这种应用文体出现的频率不高,近年来的部分省卷考查的都是周记,而且考查形式都是配图并有简单提示信息,要求考生按图片中事件发生的先后顺序写一篇叙事周记。

3.日记的写作技巧和策略

日记属于讲故事类命题作文。一般来说,一个故事通常包括以下几方面内容:背景描述(setting/background);人物描写(characters);故事的发生和发展(development);故事的高潮(climax);故事的结局(ending)。用英语讲述一个真实的故事时需要注意以下几点

①主题明确,内容充实。同学们描写的故事要有头有尾,要有高潮,要把who,what,where,whenhow,why等交代清楚,并通过对人物和事件的描述,表现出故事的主题和作者的思想情感。

②层次分明,条理清晰。在叙述故事的时候,同学们要根据事件发生的先后顺序进行描写,这样的文章读起来层次清楚明白。

③详略得当,行文流畅。将孤立的句子组成一篇短文,中间需要使用适当的连接词。故事描述中常用的连接词有:
one evening/afternoon,
when,
suddenly,
first,
meanwhile,
at the same time,
then,
after that,
before long,
finally等。

(三)通知

通知是上级对下级、组织对成员部署工作、传达情况或告诉公众某件事情等时使用的一种应用文体,通常分为口头通知(announcement)和书面通知(notice)两种。写作格式及要求如下:

1.通知的标志

书面通知是书面的正式公告或布告,常常张贴在显眼的位置,多用notice作标志。为了醒目,标志的每个字母可以用大写NOTICE,也可用Notice,并常写在正文上方的正中间位置。口头通知用Announcement作标志,但通常省略。

2.发布通知的单位和时间

发布通知的人或单位的名称,一般写在标志的上方或在正文的右下角;发布通知的时间要写在正文的左下角,也可按书信格式写在正文的右上角。不过,这两项有时可以省略。口头通知不说这两项。

3.通知的正文

通知的正文要写明所做事情的具体时间、地点、概括性内容(多为书面通知的首句)、出席对象及有关注意事项。布置工作的通知要把工作内容和要求写清楚。正文一般可采用文章式,根据要点交代清楚,语言要简洁明了,不能拖沓。

4.通知的对象

被通知的单位或人一般用第三人称;但如果带有称呼语,则用第二人称表示被通知的对象,口头通知就常用第二人称表示被通知的对象。

5.通知的语言特点

口头通知通过口述来传达情况、布置任务,用词偏口语化;书面通知用词贴切,语句简练,往往较为正式。英语书面通知的时态应该以一般将来时为主,多使用被动语态、简单句。在通知中不应当过度使用较复杂的词语和读起来拗口的句子。此外,层次一定要清晰,一个层次表达一件事情,让人看起来一目了然。

6.通知常用的表达法:

口头通知的常用表达:

May I have your attention, please?
I have an announcement to make.
I have something to tell you.
We'll gather at the school gate at eight tomorrow morning.
Please be there on time and don't be late.

书面通知的常用表达:

The Students Union has decided to hold a party next Monday.
All the students are required to meet in the conference hall at 4 o'clock this afternoon.

7.通知的常见考查形式

常见的通知都是以提纲的形式出现,当然也有以图画形式展示出来的。

(四)发言稿

发言稿是参加会议者为了在会议上表达自己的意见、看法或汇报思想、工作情况而事先准备好的文稿,它能节省时间,集中、有效地围绕议题把话讲好,不至于走题或把话讲错。发言稿多用于各种大小会议、交流活动、广播录音、电视录像等口头表达。从广泛意义上讲,欢迎辞、欢送辞及各种致辞,都属于发言稿的范畴。

1.发言稿常用句式:

I'd like to tell you something about…
Let me give you a brief introduction about…
Please allow me to introduce the travel arrangement to you.
I feel greatly honored to be here to say a few words to welcome you.
It is a great honor for me to make a speech on behalf of…
The first thing we can do is… As we all know…
What we can do next is… For example… Besides…

2.发言稿的写作技巧与策略

(1)发言稿这类应用文体经常以提示类文体的形式出现,并且多属于半开放类试题,所以此类文体的写作要适当地发挥,经常要写出自己的感受和体会。

(2)注意发言稿的对象。因为发言稿是直接面向听众的,所以发言的时候观点要鲜明,感情要真挚,能给人以信任感,这样才能打动人,引起听众的共鸣。

(3)注意发言稿的语言。语言要口语化,多用排比句,多使用重复修饰语,注意合理采用祈使句,运用设问句等。

3.谋篇布局的注意事项

一般的发言稿在格式上和书信有点类似,格式一般由称呼、正文、结束语三部分构成。

(1)称呼。称呼顶格书写。常用的称呼有Dear/Mr./Mrs./Miss…,Dear Sir/Madam, Ladies and gentlemen等。

(2)正文。写作应该开门见山地提出问题及对问题的看法,然后说明理由,最后照应开头,对全文作简明扼要的总结,总结一定要简练有力,切中要点。注意内容完整,不遗漏要点。

(3)结束语。发言结束时,一般常用Thank you for listening./That's all. Thank you.等表示感谢,不过有的发言者还在结尾时直接向听众提出希望,发出号召。

应用文写作的评分原则

①本题总分为15分,按5个档次给分。
②评分时,先根据文章的内容和语言初步确定其所属档次,然后以该档次的要求来衡量、确定或调整档次,最后给分。
③词数少于60和多于100的,从总分中减去2分。
④评分时,应注意的主要内容为:内容要点、应用词汇和语法结构的丰富性和准确性及上下文的连贯性。
⑤拼写与标点符号是语言准确性的一个方面,评分时,应视其对交际的影响程度予以考虑。英、美拼写及词汇用法均可接受。
⑥如书写较差,以致影响交际,将分数降低一个档次。


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